Digitale facturen versturen
Vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht om uitsluitend digitale facturen te versturen en te ontvangen via het Peppol-netwerk. Dit heeft een grote impact op de manier waarop je facturen verwerkt. Met deze e-mail willen we je informeren over de verplichtingen, de werking van Peppol en hoe onze oplossing, Falco, je hierbij volledig kan ondersteunen.
Wat is Peppol?
Peppol is een beveiligd en gesloten netwerk dat bedrijven en overheden verbindt voor het elektronisch verzenden en ontvangen van bedrijfsdocumenten, zoals facturen.
Het netwerk werd ontwikkeld in opdracht van de Europese Commissie om administratieve processen te vereenvoudigen en te automatiseren. In België is Peppol al verplicht voor facturen aan overheidsinstellingen (B2G).
Vanaf 1 januari 2026 breidt deze verplichting uit naar B2B-transacties, waardoor elk bedrijf moet beschikken over een Peppol-connectie en bijhorend dashboard/app.
Het Peppol-netwerk bestaat uit:
- Een centrale gids (adresboek): Hierin vind je alle bedrijven die op het netwerk zijn aangesloten. Belgische bedrijven worden geïdentificeerd via hun ondernemings- of btw-nummer.
- Access Points: Dit zijn de “toegangspoorten” tot het netwerk, vergelijkbaar met telecomoperatoren die je toegang geven tot een mobiel netwerk. Zonder een Access Point kun je geen facturen verzenden of ontvangen.
- UBL-formaat: Facturen worden verstuurd in een gestandaardiseerd elektronisch formaat dat geschikt is voor geautomatiseerde verwerking, in tegenstelling tot PDF-facturen.
Vergelijk het met je telefoon. Met een abonnement bij 1 maatschappij kan je telefoneren met iedereen, ongeacht of je correspondent bij dezelfde maatschappij is aangesloten of niet.
- Ontvangen kan je dan alleen maar met je eigen abonnement.
- De telefoonmaatschappijen zijn de Peppol Access Points;
- De telefoonnummers zijn de Peppol ID’s;
- De telefoongesprekken worden standaard uitgewisseld als UBL-berichten
- Het telefoonboek is de Peppol Directory;
- Het telefoonregister dat wordt gebruikt de Service Metadata Locator
- De gebruikers van het netwerk zijn Peppol-deelnemers.
Voordelen van Peppol
- Efficiënt: Snel en eenvoudig versturen en ontvangen van facturen (digitale inbox)
- Kostenbesparend: Geen print- of verzendkosten meer.
- Automatisering: Vermindert menselijke fouten.
- Internationaal: Ondersteuning in meerdere landen.
- Veilig: Beveiligde protocollen minimaliseren fraude en phishing.
- Transparant: Gestandaardiseerde documenten verbeteren de leesbaarheid en verminderen fouten.
Wat verandert er vanaf 2026?
- Elk bedrijf zal een Peppol-connectie nodig hebben om facturen te ontvangen en te verwerken.
- Facturatie moet gebeuren met een Peppol-gecertificeerd programma.
Met de Falco app van Horus heb je je boekhouding in zakformaat. Je kan facturen inscannen, uploaden en raadplegen.
U voegt de gescande documenten in via uw Falco desktop dashboard of zelfs scant deze met de Falco app op uw smartphone. Uw boekhouder ziet onmiddellijk de nieuwe documenten die klaar staan om te verwerken.
Onze oplossing: Falco
- Falco biedt niet alleen een oplossing voor de nieuwe Peppol-verplichtingen, maar helpt je ook om je boekhouding te moderniseren en tijd te besparen.
- Als kantoor hebben we al geïnvesteerd in een nieuw performante boekhoudsoftware HORUS waarbij Falco geïntegreerd is.
- Het is een communicatietool tussen jou en je accountant en het biedt alles wat je nodig hebt om eenvoudig over te schakelen naar digitale facturatie.
Belangrijkste functies van Falco:
- Digitale inbox voor al je boekhoudkundige documenten.
- Ontvangen en verzenden van Peppol-facturen.
- Betalingen en aanmaningen automatiseren.
- Een real-time overzicht van je onderneming.
- Offertes en facturen opstellen in het juiste formaat.
Website: https://falco-app.be/nl/
Meer weten?
Maandelijks worden er meerdere Falco webinars georganiseerd waarop je je als klant kan inschrijven. Dit kan heel eenvoudig op https://my.demio.com/ref/txJ7rcchXtEydFTy
Wil je graag de FAQ’s over Falco raadplegen, dat kan via deze link.
Op volgende link kan je alvast een webinar bekijken van Falco (duurtijd +/- 1 uur): Webinar Falco
Opstarten met Falco
- Je ontvangt een e-mail met een inlogcode
- Je kan nu naar zijn My-Horus gaan om jouw account aan te maken of in te loggen als je er al een hebt
Klikken op de knop “Nieuwe Falco aanvraag” - Kies de optie “Ik heb al een toegangscode” en geef de code in die per e-mail is ontvangen
- Zorg ervoor dat je hetzelfde e-mailadres gebruikt als dat van de boekhouder
- Je kan vervolgens de factuurgegevens en betaalmiddel (creditcard of automatische incasso) toevoegen
- Het enige dat overblijft is om gebruikers te verbinden en het tariefplan te kiezen
- Alles staat klaar, je kan Falco downloaden op jouw computer of tablet/smartphone via My-Horus of op Google Play, Apple Store voor smartphones
- Zodra Falco gekoppeld is, is het nodig om een bericht te sturen naar je accountant, met de melding dat Falco gekoppeld is
Praktisch in de periode 2025-2026
De aankoopfacturen en andere documenten (en verkoopfacturen tot eind 2025) kunnen digitaal verstuurd blijven worden via je uniek mailadres al dan niet gekoppeld in Falco. Kostenbonnetjes scan je eenvoudig met de mobiele app.
We begeleiden je graag in deze overstap naar digitaal werken.
Heb je vragen of wil je meer weten over Falco? We staan klaar om je te helpen.
